1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest ChilliMaga s.r.o., Lidická 700/19, 602 00 Brno, Republika Czeska, czeski numer identyfikacyjny IČO 06609163, VAT UE CZ06609163, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Brnie, dział C, wkładka 103038 („Administrator”). W sprawach prywatności i danych osobowych można kontaktować się przez info@chillimaga.pl albo telefonicznie pod numerem +48 576 806 837.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres dostawy lub rozliczeniowy, dane zamówienia, historię zakupów, dane dotyczące płatności w zakresie otrzymywanych potwierdzeń, korespondencję, dane konta użytkownika oraz dane techniczne niezbędne do działania strony (np. adres IP, identyfikatory sesji i informacje o urządzeniu). Nie prosimy o dane wykraczające poza potrzeby konkretnej usługi.

3. Cele, podstawy i okresy przetwarzania

• Obsługa zamówień, płatności, dostaw i zwrotów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): dane wykorzystujemy do wykonania zamówienia i rozliczenia sprzedaży. Po zakończeniu realizacji zachowujemy tylko dane wymagane do wypełnienia obowiązków prawnych oraz rozpatrywania lub obrony ewentualnych roszczeń, do końca właściwych ustawowych terminów.

• Konto klienta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): dane konta przechowujemy przez okres jego prowadzenia. Po usunięciu konta usuwamy dane potrzebne wyłącznie do jego obsługi; dane dotyczące wcześniejszych zakupów zachowujemy osobno, gdy wymagają tego przepisy lub nierozliczone roszczenia.

• Dokumentacja księgowa i podatkowa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): faktury i dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okresy wynikające z przepisów mających zastosowanie do działalności Sprzedawcy, liczone według rodzaju dokumentu i właściwego roku rozliczeniowego. Po upływie tych okresów i braku innej podstawy dane usuwamy lub anonimizujemy.

• Reklamacje i roszczenia (art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO, zależnie od sprawy): dane przechowujemy do zakończenia reklamacji, a następnie do upływu ustawowego terminu dochodzenia lub obrony roszczeń z nią związanych. Jeśli trwa spór, przechowywanie może trwać do jego prawomocnego zakończenia i rozliczenia.

• Zapytania i korespondencja (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO): wiadomości zachowujemy przez czas udzielania odpowiedzi i załatwienia sprawy. Jeżeli korespondencja dotyczy zamówienia, reklamacji lub potencjalnego roszczenia, jej istotna część może być przechowywana na zasadach przewidzianych dla danej sprawy; pozostała część nie jest przechowywana po ustaniu celu kontaktu.

• Bezpieczeństwo i działanie Sklepu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): logi techniczne są przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji systemów i potrzeby wykrywania lub wyjaśniania zdarzeń bezpieczeństwa. Dane odnoszące się do konkretnego incydentu mogą być zachowane do czasu zakończenia jego obsługi i ewentualnych roszczeń.

• Newsletter i komunikacja marketingowa (art. 6 ust. 1 lit. a RODO albo inna dopuszczalna podstawa, jeśli ma zastosowanie): dane wykorzystywane do wysyłki przestajemy w ten sposób przetwarzać po wycofaniu zgody lub skutecznym sprzeciwie. Dowód udzielenia i wycofania zgody może być przechowywany do czasu upływu terminów roszczeń związanych z wysyłką.

• Analityka i marketing oparty na cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie wymagającym zgody): działają po odpowiednim wyborze użytkownika i do wycofania zgody lub upływu czasu życia identyfikatorów. Shoptet zapisuje informację o wyborze cookies zasadniczo na 6 miesięcy albo do usunięcia jej z przeglądarki. Okresy przechowywania danych przez zewnętrznych dostawców zależą od usługi i jej konfiguracji.

4. Komu możemy udostępniać dane

W celu prowadzenia Sklepu dane mogą być przekazywane usługodawcom wspierającym naszą działalność: dostawcy platformy sklepowej Shoptet i hostingu, operatorom płatności (w tym Shoptet Pay, jeśli dana metoda jest wybierana), firmom kurierskim i pocztowym, dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi obsługi klienta, biurom rachunkowym oraz doradcom. W zakresie usług analitycznych i reklamowych odbiorcami danych mogą być Google (Google Analytics 4 i Google Ads) oraz Meta (np. Facebook i Instagram), stosownie do uruchomionych usług i udzielonych zgód. Dane są przekazywane tylko w zakresie właściwym dla danego celu; gdy jest to wymagane, stosujemy odpowiednie umowy i zabezpieczenia.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług Google lub Meta może wiązać się z przekazywaniem danych do odbiorców poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo z dostępem do nich z takich państw. W takim przypadku zastosowanie mają odpowiednie podstawy i środki ochrony przewidziane w RODO (np. właściwa decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne, zależnie od konkretnej usługi i odbiorcy). Informacje o sposobach ochrony danych w konkretnych przypadkach można uzyskać pod adresem info@chillimaga.pl.

6. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Po uzyskaniu właściwej zgody na technologie marketingowe informacje o aktywności w Sklepie mogą służyć do tworzenia grup odbiorców i dopasowywania reklam. Nie wykorzystujemy tych danych do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec klienta skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływających. Przetwarzanie związane z personalizacją reklam można ograniczyć lub wyłączyć, zmieniając zgodę w ustawieniach cookies.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach przewidzianych w RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. W sprawach tych napisz na info@chillimaga.pl.

Masz również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, m.in. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce (https://uodo.gov.pl/) lub właściwego organu czeskiego.

8. Pliki cookies i technologie podobne

Na stronie stosujemy trzy kategorie plików cookies i podobnych technologii: (1) niezbędne – do prawidłowego działania sklepu, koszyka, logowania i bezpieczeństwa; (2) analityczne – do pomiaru ruchu i ulepszania strony; (3) marketingowe (profilujące) – do pomiaru skuteczności reklam, remarketingu i dopasowywania reklam, gdy użytkownik udzieli odpowiedniego zezwolenia.

Pliki niezbędne mogą działać bez odrębnej zgody w zakresie dopuszczonym prawem. W przypadku plików analitycznych i marketingowych wymagających zgody użytkownik może zaakceptować wszystkie, odrzucić opcjonalne albo wybrać określone kategorie w panelu „Ustawienia plików cookie”. Kategorie opcjonalne są domyślnie wyłączone. Użytkownik może zmienić lub wycofać wybór przez odnośnik w stopce Sklepu. Ponowne wyświetlenie komunikatu nie oznacza obowiązku udzielenia zgody.

Google Analytics 4 jest używany do analizy odwiedzin i funkcjonowania Sklepu, a Google Ads do pomiaru skuteczności kampanii i konwersji oraz – jeżeli odpowiednie funkcje są aktywne – remarketingu. Integracje Shoptet obsługują sygnały zgody Google Consent Mode. Po odmowie zgody funkcje Google mogą nadal otrzymywać ograniczone sygnały techniczne zgodnie z działaniem Consent Mode, bez zapisywania opcjonalnych cookies reklamowych lub analitycznych; nie oznacza to jednak całkowitego braku transmisji danych do Google.

W ustawieniach Sklepu zaznaczona jest funkcja „Rozszerzone konwersje” dla Google Ads i Google Analytics 4. W razie jej uruchomienia również w odpowiednich usługach Google może służyć do dokładniejszego przypisywania zakupów do reklam i pomiaru skuteczności. W tym celu dane podane przy zamówieniu, np. adres e-mail, numer telefonu lub dane adresowe, mogą być przekształcone techniką haszowania i przesyłane do Google na zasadach właściwych dla tej usługi oraz przy wymaganych zgodach. Dane przetworzone przez haszowanie nadal mogą stanowić dane osobowe; szczegółowe informacje znajdują się także w polityce prywatności Google (https://policies.google.com/privacy?hl=pl).

Jeżeli w Sklepie wykorzystywane są integracje Meta, takie jak Facebook Conversions API oraz widżety Facebook/Instagram, ich funkcje wymagające zgody uruchamiane są po jej uzyskaniu. Informacje o przetwarzaniu danych przez Meta opisuje polityka prywatności Meta (https://www.facebook.com/privacy/policy/). Samo ustawienie zgód nie przesądza o tym, że wszystkie te funkcje są aktualnie wykorzystywane w kampaniach.

Przykłady plików wykorzystywanych przez standardowe funkcje platformy Shoptet (występowanie poszczególnych plików zależy od funkcji i konfiguracji Sklepu): CookiesConsent – zapis wyboru dotyczącego cookies, zasadniczo 6 miesięcy; PHPSESSID – obsługa sesji, do końca sesji; pcart – powiązanie koszyka z przeglądarką, do 1 miesiąca; SRV_ID – działanie infrastruktury, do końca sesji; externalFontsLoaded – informacja pomocnicza przy ładowaniu czcionek, do 1 miesiąca; informationBanner – zapamiętanie komunikatu informacyjnego, do 24 godzin, jeżeli funkcja jest używana. Są to standardowe przykłady podawane przez Shoptet, a nie gwarancja, że każdy wymieniony plik występuje podczas każdej wizyty.

Narzędzia zewnętrzne: Google Analytics 4 (Google) – statystyki odwiedzin i zachowania w Sklepie; Google Ads (Google) – pomiar konwersji, skuteczności reklam i ewentualny remarketing; Meta (Facebook/Instagram) – pomiar skuteczności działań reklamowych i funkcje społecznościowe, jeżeli są używane. Mogą wykorzystywać dodatkowe identyfikatory i własne okresy przechowywania. Konkretne nazwy i czas działania zależą od usług włączonych podczas danej wizyty, udzielonego wyboru i konfiguracji dostawcy. Informacje o usługach: https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=pl oraz https://www.facebook.com/privacy/policies/cookies/.

Informacje o bieżących ustawieniach cookies i możliwość zmiany zgody są dostępne przez odnośnik „Edytuj ustawienia plików cookie” w stopce Sklepu. W celu uzyskania informacji o konkretnych identyfikatorach wykrytych w Sklepie, ich dostawcach i okresach działania można również zwrócić się do Administratora: info@chillimaga.pl. Administrator aktualizuje opis po istotnych zmianach zastosowanych narzędzi.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych potrzebnych do realizacji zamówienia jest dobrowolne, ale bez nich nie będzie możliwe zawarcie lub wykonanie umowy. Dane podawane przy innych formularzach są dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub wykonanie wybranej usługi.

10. Bezpieczeństwo i zmiany

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych. Aktualna wersja jest publikowana w Sklepie. Ostatnia aktualizacja: 2 listopada 2026 r.